О КаБуМоД

КаБуМоД это система организации времени основанная на синтезе отдельных методик Time Management с использованием программы MyLife Organized.

Цель системы - выйти из состояния стресса, связанного с обилием задач. Открыть возможность для творчества, занимаясь теми делами, которыми хочется заняться. И при этом быть уверенным, что ничто из срочного и важного не упущено.

Достигается это через сокращение списка задач Могу делать до размера, который можно охватить одним взглядом. И ежедневного планирования не более 40% своего времени. Оставшееся время - ваше, и список значимых для вас дел - под рукой.

Аббревиатура из названий подсистем задаёт рамки описанного подхода:

КаБуМоД обеспечивает взаимодействие этих компонент. Он описывает процесс сокращения числа задач в списках (воронку задач) реализованную в программе MyLife Organized.

Как есть

На момент начала работы над КаБуМоД мой рабочий файл MLO состоял из:

Контроль системы:

MyLife Organized 5

Реализация КаБуМоД стала возможной благодаря новым функциям MyLife Organized 5, а именно:

Шаблон Getting Things Done с ролями Franklin Covey

Роли по Franklin Covey

7 навыков высокоэффективных людей

Методика Getting Things Done (GTD)

#Метод

упомянуть о проектах

#СледующаяВерсия
Визуализировать процесс поверх стандартного рисунка GTD на базе понятий МЛО

Проекты

Всё что мы делаем - это проекты

Платформы

MLO на Мас

Интерфейс для планирования
MLO на Мас работает под CrossOver

Новые функции MLO5 Windows

В пятой версии, которая ещё бета-версии, разработчики добавили:

Рабочий стол 1:

Рабочий стол 2:

Рабочий стол 3:

Сочетания клавиш (Мас)

Настроить:

Выяснить:

Использование Touch Bar для расширения функциональности с помощью скриптов

MLO на iPad

Планшет как основной интерфейс для работы с задачами и, возможно, интерфейс для ежедневного планирования ДО по Матрице Эйзенхауэра

Преимущества iPad:

В режиме Split нет возможности вывести две области MLO

MLO на Android

Это ассистент
Для ввода задач, в том числе голосом
Напоминания
Список Буду делать в виджете
Календарь
Контекстно зависимый список Могу делать в виджете

Кроме перечисленных ниже, для работы КаБуМоД используются следующие функции MLO5:

Календарь

GTD не рекомендует выставлять сроки для задач. Причина простая - если вы не выполняете задачи в намеченный срок это создаёт не нужный стресс. Ограниченный по размерам список Буду делать в этом смысле лучше - напрягает меньше.

Но день состоит не только из выполнения задач. Встречи - это время которое вы запланировали для взаимодействия с другими людьми или для себя. События - это то что запланировали другие и вы планируете их посетить. Встречи и события имеют время начала и завершения. Их удобнее вести в календаре.

Одна из наиболее популярных програм для ведения календаря - Google Calendar. Начиная с 5 версии MLO синхронизирует задачи с этим сервисом.

МЛО и Календарь должны быть рядом - у меня могут быть встречи в Календаре которых нет в МЛО

Встроенная двусторонняя синхронизация MLO5<->Календарь
Встречи (события) дублируются в Избранное для подсчёта времени загрузки
Задачи которые синхронизируются с календарём должны как-о отмечаться в МЛО
Протестировать обратную синхронизацию - из Календаря в МЛО
Протестировать новый календарь на Мас. В частности - могу ли я в нём сделать Виджет на Мас в одну колонку? И если нет, то на каком рабочем столе его размещать на Мас?
Есть ли у меня календарь аналог для планшета?

Утренняя задача.
Слот времени утром для выполнения одной важной для задачи

Буду делать

Разделение списков Могу и Буду делать было предложено в системе АвтоФокус (DIT). В КаБуМоД список Могу делать генерируется автоматически. Буду делать - это тот минимум задач, выполнить которые вы решили в течении дня. Этот список формируется вручную.

Для формирования этого списка используется интерфейс разделение списка задач Могу делать на четыре части (квадранта) с помощью Матрицы Эйзенхауэра.

Благодаря счётчикам список Буду делать может быть подготовлен на основе калькуляции минимального и максимального времени, требуемого на выполнение задач. При этом в него кроме задач из MLO попадают встречи из Календаря Google, что сделать более реалистичную оценку занятого времени. Общая рекомендация - планируйте в этом списке не более 40-60% своего времени.

В MLO для списка Буду делать используется Избранные. С этим списком просто вести планирование. Он так же синхронизируется с мобильными устройствами находясь всегда “под рукой”. Например на MLO Android его можно вывести на рабочий стол в виде виджета.

Избранные в MLO

Матрица Эйзенхауэра

#Метод
Матрица Эйзенхауэра - удобный инструмент концентрации внимания на важных и срочных задачах в большом списке Могу делать.

Она основана на распределении задач по четырём квадрантам в зависимости от важности и срочности задач. И простые рекомендации:

Использование этой техники предполагает визуализацию матрицы и перетягивание задач между квадрантами, которое должно менять значения важности и срочности. Кроме того задаче может быть назначен срок и важность Цель недели.

Матрица Эйзенхауэра в КаБуМоД создаёт список Могу делать - квадранты А и В матрицы.

Автоматическая сортировка

Можно выбрать различные параметры для автоматической сортировки списка задач. Автоматическая сортировка списка задач зависит от параметров, установленных для задач.

Один из режимов автосортировки - Вычисляемый оценочный приоритет. Вычисляемый оценочный приоритет использует подробности, которыми Вы снабжаете каждую задачу, позволяя вычислить индивидуальную оценку для каждой задачи в Вашем дереве задач. Эта оценка используется для упорядочивания списка задач. Факторы, влияющие на оценку каждой задачи – Важность, Срочность и Срок. Если задача обозначается как еженедельная цель, то срочность дополнительно увеличивается.

1) Важность: Установите важность каждой задачи относительно ее родителя. Элементы с более высокой важностью будут расположены выше в списке задач. Если у родительской задачи низкая важность, это понизит важность ее дочерних задач (Важность наследуется вниз).

2) Срочность: Установите срочность каждой задачи относительно ее родителя. Элементы высшей срочности будут расположены выше в списке задач. Если у родительской задачи низкая срочность, это понизит срочность ее дочерних задач (Срочность наследуется вниз).

3) Срок: Если Вы устанавливаете срок или срок + начальную дату; тогда срочность задачи будет увеличена при приближении этих дат. Срочность продолжит увеличиваться, даже у сильно запаздывающей задачи.

#WishList
Добавить визуальный интерфейс для изменения параметров используемых для автоматической сортировки - важности, срочности, срока и цели недели.

Можно попробовать:

Задачи в MLO имеют параметры важности и срочности. И списки задач могут быть отсортированы автоматически на основе этих параметров.

Идея состоит в том, что бы в рамках КаБуМоД использовать параметры важности и срочности не просто для сортировки, а для фильтрации задач из квадратнов А и В Матрицы Эйзенхауэра для передачи её на следующий этап фильтра Могу делать.

Программный уровень

На программном уровне приложение для сортировки списка задач по Матрице Эйзенхауэра должно позволять как минимум изменять:

Кроме этих относительных параметров могут быть изменены абсолютные параметры:

Возможные действия согласно Матрице Эйзенхауэра:

В результате в списке Могу делать останутся только задачи из квадрантов А и В, и те из задач в квадранте С которые не делегированы (не имеют соответствующего флага или текстового тега). При этом в списке Могу делать задачи будут отсортированы согласно Автоматической сортировке. Так же будет сформирован список Буду делать из задач в Избранном.

Кроме вышеназванных параметров интерфейс должен позволять изменить:

#WishList

Технологический уровень

На технологическом уровне работать с Матрицей Эйзенхаура удобнее на планшете:

#WishList

#WishList
API для Cloud для синхронизации данных MLO с другими программами

Избранное МЛО с указанием мин времени в Усилия и загрузкой дня на 60%:

В Вид Буду делать добавил колонку “Требуется времени мин”. Для всех Избранных задач кроме прочего проставлять Мин время

Мин время:

Методология Do It Tomorrow

МЛО как способ снятия стресса - источник счастья ;)
Как перестать волноваться и начать жить.

Счётчик времени наверное можно сделать внешним, например через синхронизацию через WiFi (где-то на английском форуме был сервис для синхронизации с Excel)
Эта сумма должна выводится где-то как цветовая или цифровая метка на рабочем столе. Возможно Избранные задачи надо через Календарь синхронизировать в другие сервисы, там где можно посчитать такую сумму и там же из списка выбирать задачу над которой буду сейчас работать - но врядли такое специфическое поле как .
Количество задач, запланированных в Буду делать - не более 40 (или 60?)% дня
Это уберёт из моей жизни стресс и даст возможность делать то, что я ХОЧУ делать, выбирая это из списка Могу делать

настроить счётчика времени выполнения всех задач Буду делать (Избранное) и на его основании сокращать этот список до 40-60% рабочего времени

идея и лог


в МЛО5 появился встроенный счётчик времени
всё что мне осталось - имплементировать подсчёт времени Избранного в свой алгоритм планирования на день

в МЛО время уже считается
мне нужен

Если говорить об автоматизации, то наверное можно сделать автоматический подсчёт времени через WiFi синхронизацию Избранного

Далее идёт Календарь.
И список Буду делать который формируется как сумма отобранных вручную задач в Избранное и синхронизированных из Календаря встреч - 16. Именно список Избранное передаётся дальше на мобильные телефоны как список “для выполнения”.

Набор инструментов встроенных в MLO которые позволяют “упорядочить хаос”

А вместо Матрицы Эйзенхауэра, которую можно настроить в MLO но при этом она не удобна, создаю список Могу делать на базе фильтра следующие действия. В результате отбирается 129 задач - в каждой ветке верхнего уровня и проекте берётся только первая активная задача и путь к ней. В результате Могу делать (на базе Следующие действия) - 30 задач.

в Матрице Эйзенхауэра я могу

Ежедневный Обзор (ДО)

Для нормальной работы её надо… планировать. Для планирования дня достаточно 20 минут (3% вашего времени), для того что бы оставшиеся 97% времени не отвлекаться на вопрос “ничего ли я не упустил”.

Планирование дня происходит так:

Могу делать

Рекомендованный размер базы данных MLO - до 3000 задач. Ограничение числа задач в основном файле MLO выполняется через вынесение идей и планов проектов, списков и одношаговых действий Когда-нибудь / Возможно во внешние хранилища. Оптимальный формат для хранилищ - OPML, который позволяет работать с планами в других приложениях.

Список Могу делать генерируется MLO автоматически на основе встроенного фильтра Активные действия.

Формирование списка Могу делать выполняется через ограничение числа активных проектов с помощью метода Персональный канбан.

Ключевые идеи

Идея программы MLO - сократить хаос идей. Результатом работы программы есть автоматически отфильтрованный и отсортированный список дел.

КаБуМоД это доработка основной идеи MLO средствами MLO5. Это то, как мог бы выглядеть MLO6 ;)

Различия:

Персональный канбан

#Метод
Методика - Personal Kanban основана на двух принципах:

  1. Визуализируйте свою работу
  2. Ограничьте свою незавершенную работу

.
Визуализировать работу удобно с помощью доски Канбан. Ограничить её предлагается через количество “работ в процессе” (work-in-progress, WIP). Полное описание методики дано в 10 постах.

Визуализируйте свою работу

Визуализация для проектного менеджмента:

#КакЕсть
MLO 5 не поддерживает несколько списков задач в одном окне (доску Канбан). Для отдельных списков используются области, отображающие определённый список задач на основе фильтра. К каждой области может быть добавлен счётчик.

Счётчик не различает статусы проектов. В счётчике так же нет возможности установить ограничение на размер списка.

В качестве промежуточного решения настроил область которая отображает список проектов со статусом:

Встроенный счётчик отображает число проектов, попавших в этот список. Для себя решил, что размер этого списка - не более 12 проектов.

На следующий шаг воронки в вид Матрица Эйзенхауэра передаются только задачи из проектов со статусом Идёт и Завершён.

#В_работе
MLO 5 не поддерживает несколько списков задач в одном окне (доску Канбан). Такие списки можно попробовать получить запустив одновременно несколько приложений MLO, в каждом из которых будет отображаться только один список Канбан.

Персональный Канбан в Excel

#СледующаяВерсия
Алгоритм который надо автоматизировать:

Благодаря столбчатой диаграме я контролирую:

Мо_гу делать:

“Список Активные действия динамический - он обновляется в зависимости от контекстов”.
Судя по описанию это не так

Список Могу делать - это результат отбора задач по методу GTD. В MLO он генирируется автоматически - фильтр Активные действия.

Второй ключевой функцией MLO является алгоритм его сортировки - одна из главных фишек этой программы.

#WishList
В управление счётчиками добавить поле “Ограничение количества”. Так же добавить галочку - “Спрятать если меньше или равно ограничению”.

Тогда пользователь сможет указать ограничение по числу активных проектов. И счётчик будет иметь вид подобно “5 активных | 7 максимум” или вообще счётчик не будет отображаться пока число активных проектов не превысит заданное пользователем ограничение.

В будущем желательно изменять цвет ярлыка области или нижнего графического счётчика при превышении ограничения.

#WishList
Интерфейсом для реализации Персонального канбан в MLO для ограничения числа активных проектов было бы пять колонок для отображения проектов:

Перетягивание проектов между колонками должно было бы менять статус проекта.

Для каждой из колонок или, как минимум, для суммы 3 и 4 колонки, устанавливается количественное ограничение. Если число проектов превышает ограничение - колонка или подсвечивается красным, или нет возможности перетянуть в неё проекты.

Область - Старые проекты - пока не понимаю как с ней работать

Возможно вместо Excel сразу использовать связку OmniOutliner, OmniGraf, OmniAutomation

Отказ от фильтра Следующие действия

Сейчас список Могу делать генерируется на основе фильтра Следующие действия. Этот фильтр выбрал потому, что он давал наименьший список задач. Далее из него отфильтровываются только задачи по активным проектам (тем 22 которые со статусом Идёт и Закрыто).

Фильтр Следующие действия

Не оценивались достоинства и недостатки этого списка с точки зрения качества фильтрации задач

Какие из задач мы теряем взяв за основу для Могу делать этот список?

Преимуществом этого списка есть то, что он создаёт виртуальный список “Входящие” для каждой из ролей - каждая Роль начинается с папки “^Напоминания и даты, о которых стоит помнить” из которых в фильтр Следующие действия попадает только первая задача.

Но этот же фильтр создаёт искажения, так как его не проходят одношаговые действия находящиеся в папках контекстов в конце Роли.

Какой из видов надо брать за основу?
доступные - 1481
активные - 379
следующие - 131

Изменённый вид Активные действия
Различные варианты сортировки и быстрое переключение между ними

Мо_гу делать:

Возможность менять виды в одной области по кругу с отображением названия текущего вида

Активные задачи вместо Следующие действия

Идеи проектов и задачи Когда-нибудь / Возможно

Баланс по ролям. В Роли не более 2-х проектов со статусом Идёт.

Оценка времени выполнения для Буду делать

Экспорт / импорт в формате OPML (десктоп)

#КакЕсть
Текущий алгоритм трансформации из MLO XML в OPML описан еа форуме MLO

#СледующаяВерсия

#WishList
Надеюсь что поддержка OPML для экспорта/импорта будет добавлена в MLO.

Формат OPML может быть использован для:

Процессы передачи информации могут быть выстроены по следующим схемам:

Теги файловой системы

TagSpaces

Интеграция с Evernote

Evernote используется для:

Интеграция обеспечивается с помощью:

Интеграция с программами-спутниками

Интеграция с Outlook
Экспорт импорт в формате Mind Map
Поддержка формата Excel
Поддержка текстового формата

Зона контроля. Рекомендованное ограничение - 3000 задач в одном файле MLO. Сейчас в моём рабочем файле более 5000 задач.

Решение вижу в том, что бы ввести для MLO программы-спутники.

#СледующаяВерсия
Кроме планов в программы-спутники рассчитываю перенести идеи, шаблоны, списки, а так же задачи “Когда-нибудь / Возможно”

Может так же стоит добавить счётчик:

Это говорит что в базе есть затянувшиеся проекты

Должен ли вид Могу делать динамически обновляться на основе контекстов?

Воронка видов

Набор методик которые позволяют “упорядочить хаос” - уменьшить число задач на каждом следующем этапе (воронка):

Обратная связь:

Во внешнем приложении можно делать анализ в том числе баланса по ролям - Life Balance for Mac.

DIT / АвтоФокус

#Метод
Место методики GTD

Еженедельный Обзор (НО)

НО есть ключевым процессом в построении системы личной эффективности. Полный НО обязательно включает в себя обзор целей. В этой карточке фиксирую только те из задач НО, которые непосредственно связаны работой в КаБуМоД 1:

Дневник

анализ с помощью Excel

Обратная связь

@eduard_k

Дальнейшее развитие системы КаБуМоД

Идеи которые могут быть реализованы в следующих версиях КаБуМоД

Описание процессов

Дать описание реализации методик организации времени средствами MLO в виде описания процессов:

В КаБуМоД количественное ограничение числа незавершённых работ может быть использована для:

  1. ограничения числа активных проектов
  2. ограничения числа задач в списке Буду делать
  3. создания короткого списка из текущей и следующих задач

В версии 1 КаБуМоД используем для первой задачи. В #СледующаяВерсия эту технику можно использовать для других задач. При условии что до этого в КаБуМоД будет добавлена техника Pomodoro.

Wish List

Функций, которых пока нет в MLO, и от которых зависит дальнейшего развития КаБуМоД можно отфильтровать по тегу #WishList

Workflow на iPad

Благодаря поддержке URL-схем в версии iPad MLO может быть встроен в процессы

Универсальный ящик Входящие

В MLO есть папка Входящие. На техническом уровне эта папка обрабатывается определённым образом.

Расширение КаБуМоД в #СледующаяВерсия может быть связано с настройкой и описанием способов добавления информации о задачах в MLO:

Быстрый ввод задач
на Мас

Голосовой ввод
Siri vs OK, Google

Задачи почтой
в том числе и созданные в других приложениях, таких как:

Приложение которое пересылает задачи в МЛО - я его использовал в Evernote

Встроенная синхронизация с

Командная строка
при условии что с ней можно работать на Мас

URL-схема на iPad
Workflow

agile-проекты в MLO

Наверное правильнее их делать с одноуровневыми списками задач в рамках итераций. Для этого желательна поддержка GitHub Flavored Markdown в качестве языка разметки MLO.

Совместная работа

MLO не предназначен для совместной работы. Но позволяет организовать синхронизацию данных и использовать их в системах для совместной работы.

OPML / Workflowy / публикация веток проектов
в Workflowy обещают добавить в этом году совместную работу

Синхронизация отдельных проектов через WiFi / FTP и распределение ответственных через флаги

Настройка КаБуМоД

Вправо разворачиваем три уровня моделирования системы:

Третий уровень:
Диаграмма декомпозиции (функциональная) - Она демонстрирует структуру системы и помогает провести ее функциональную декомпозицию сверху вниз
Диаграмма потоков данных DFD - DFD показывает прохождение потоков данных по системе и обработку, которой подвергаются данные в процессе движения по системе.
Диаграмма Сущность – Связь ER - Вооружившись знаниями DFD, можно приступать к следующей стадии подготовки нового решения - разработке концептуальной модели, представленной диаграммой Сущность - Связь, ERD (Entity Relationship Diagram).

Тегами выделяю:

agile / OPML

Цели

Фокусироваться на главном в жизни помогают цели.

Управление по целям в КаБуМоД реализовано через:

В ходе обзоров:

Ежемесячный Обзор (МО)

Целеполагание

Литература:

Эта тема поднималась на форуме MLO:

#СледующаяВерсия
Стратегическое планирование в MLO могло бы быть реализовано так:

За основу можно взять Систему стратегического планирования Девида Алена

Если вести Стратегическое планирование в MLO, то наверное через текстовые теги можно задавать “высоту над уровнем моря”:

Ветка на форуме MLO Система стратегического планирования Девида Алена

Программы-спутники

Mind Map с интеграцией с Evernote и поддержкой Диаграмм Ганта
OPML итерации
Поручения
Хронометраж
Анализ баланса по ролям - Life Balance

Что бы почистить свои контексты надо настроить работу с Ролями.
Сделать это можно только после того как в MLO появятся фильтры на основе Текстовых Меток верхнего уровня.

Напоминания

Идея в том, что бы использовать напоминания МЛО для запуска процессов.

Теги

В описании системы использованы следующие теги: