Vision and Scope Document
Encuestador
Smart Encuesta
Business Case
Current Situation
To understand the project, every participant needs to understand how things are working now.
Actualmente es muy dif’icil obtener la informaci’on de las partes econ’omicas
Una empresa no sabe:
- Cuantos egresados habr’a para cada carrera en el estado y en qu’e momento se van a graduar.
Una escuela no sabe:
Cu’ales son las vacantes por empresa por carrera que ser’an necesarias.
Cu’anta gente de servicio social ser’an necesarias para ese semestre.
La sezac necesita:
- Para obtener informaci’on de alg’un sector econ’omico requiere muchos d’ias, muchas llamadas y a’un as’i no se obtiene la informaci’on
Problem
C’omo poder censar a cualquier sector industrial de una manera sencilla para la sezac, f’acil para los sectores y r’apidamente para siga siendo relevante.
Vision
All stakeholders in the project need to be aligned so that they share the same vision of the future product.
Un sistema en que disenie y mande encuestas a las partes involucradas, que si no contestan, autom’aticamente les recuerde que la tienen que llenar, que s’i a’un as’i no contestan, entonces les env’ie un mail a los jefes y al final del periodo, si a’un no contestan les env’ie a la sezac un reperte de los que a’un faltan de contestar.
Una vez que se contesten las encuestas que permita reportarlas de una manera amigable.
Options
Document why a certain direction was chosen, and from which available options.
Antes de llegar a esta conclusi’on se penes’o en hacer un cuestinorio fijo en el cual se capturara la informaci’on y que involucrara s’olo a las escuelas y a las empresas.
Se descart’o porque se pueden llegar a necesitar otros sectores, y porque las necesidades de informaci’on puede cambiar.
Otra opci’on se consider’o es un disenio de formularios basado en web estandar que deje la informaci’on en una base de datos.
Se descart’o porque el personal de la SEZAC no tiene experiencia con bases de datos pero s’i con Excel.
Benefits
Make sure that everyone has the same idea of business value for the customer.
Se espera que la sezac pueda diseniar y aplicar cuestionarios de manera f’acil.
F’acilmente va a procesar la informaci’on por la van a recibir en una hoja de c’alculo.
Las empresas tendr’an la informaci’on actual de los egresados de cada carrera que necesiten.
Las escuelas sabr’an las vacantes que tienen las empresas para reenviarla a sus egresados.
#Project Scope
The Project Scope is the chapter that defines what the project will produce.
Main Features
El cuestionario ser’a diseniado en Google Docs y ser’a enviado a las organizaci’ones.
En esa misma hoja de c’aluclo se da de alta a las personas que se les enviar’a el cuestionario.
Adem’as en la misma hoja de c’alculo se ir’an guardando los resultados de las encuestas.
En la misma hoja reportar’a aquellas personas que a’un no contestan la encuesta.
En un sistema aparte se dar’a de alta el cuestionario, y se programar’a la fecha en la que se debe de enviar los mails.
Scope
Define, in broad terms, the size of the project by explaining what activities you will perform, and for how long.
- La capacidad de diseniar cuestionarios.
- El env’io autom’atico de mails a una lista de personas deseadas.
- Recordatorio autom’atico de mails para las personas que a’un no contestan.
- Capacidad para crear nuevos cuestionarios.
- Un reporte b’asico de los datos dados.
- Listado de personas que a’un no contestan el mail.
Out of Scope
It’s also very important to mention explicitly what you will not do, so that there will be no misunderstandings.
- Recordatorios por SMS
- Escalamiento.
- Capacidada para agendar cuestionarios recurrentes
Solution
Give the customer an idea of the (sub)systems you will be delivering, without details, on the highest possible level.
Un template base de hoja de c’alculo donde se deber’an basar todos los dem’as cuestionarios.
Un programa (mailer) que basada en la hoja de calculo mandar’a los mails y adem’as reenviar’a los correos a las partes que a’un no lo contesten.
El mailer probablemente sea invisible… y la interface de la SEZAC sea s’olo hojas de google docs.
Para mandar los mails se usar’a una API como mailgun.
Una hoja maestra en la cual se establece los cuestionarios activos y la fecha en la que se tiene que enviar.
Un sistema de reportes, atractivo… que se reenv’ie a las personas interesadas con los datos resultado.
People and Roles
Name the stakeholders and their roles and responsibilities in the project. Make sure that everyone knows who can take which decisions.
Laura ruelas y Mimi
Parte de la SEZAC
Alejandro
L’ider de proyecto.
Quality Criteria
Name any quality requirements that are applicable, and assign priorities in case of conflicts among the qualities (like performance vs. security).
- Que la sezac pueda diseniar un cuestionario.
- Que una escuela reciba el mail
- Que mande recordatorios en caso de que la encuesta no sea contestada.
- Que se genere un reporte muy b’asico.
- Que se pueda volver crear un nuevo cuestionario.
Standards
Name any technological standards and business standards applicable to the product.
Se usar’an las API rests de Google Docs y de Mailgun
El sistema se programar’a en python o en PHP
Risks
Be sure to mention any risks, so that any re-planning (when some of the risks turn into real problems) doesn’t come as a surprise later.
Que la cantidad de mails supere el l’imete gratuito de mailgun y sea necesario pagar por el servicio.
Que se dificulte generar el mail adecuado.
Que el servidor de la SEZAC se reinicie y el mailer invisible no reinicie autom’aticamente.
#Project Planning
Process
Mention the process you will apply, either by referring to a defined method (like Scrum) or to a document describing your own custom process.
Se utilizar’a Scrum, con revisiones semanales los vierenes de 9 a 12.
Adem’as deber’an asistir a las clases de la materia de APIs los Lunes y Martes de 9 a 12.
16 de abril acaban las estad’ias.
Milestones
Name any specific dates and (if known at this stage) what you expect to be delivering. Regular iterations/releases might be mentioned here.
- Enviar un cuestionario por mail.
- Listar los que a’un no mandan el mail y reenviar.
- Hacer la hoja de excel maestra que controlar’a los cuestionarios activos a enviar.
Dependencies
Name any dependencies, like the involvement of third parties, that are beyond your own direct control.
Assumptions
Make any assumptions explicit, like the availability of a customer stakeholder, or the availability of graphic designs.
Change Management
Define how you’re going to cope with changes during the project. This is part of the defined process, but it deserves to be mentioned explicitly.